การรวบรวมสินค้าจากซัพพลายเออร์หลายรายในประเทศไทยเพื่อจัดส่งรวม ต้องมีมากกว่าที่อยู่รับสินค้าร่วมกัน คุณต้องวางแผนรับแต่ละคำสั่งซื้อ ตรวจว่าสินค้าใดมาถึงแล้ว จัดการความคลาดเคลื่อน และกำหนดว่าสินค้ารวมพร้อมส่งเมื่อใด มิฉะนั้น ซัพพลายเออร์ที่ส่งช้าเพียงรายเดียวอาจทำให้คำสั่งซื้ออื่นที่พร้อมแล้วต้องล่าช้าไปด้วย
การจัดส่งรวมช่วยลดจำนวนเที่ยวส่งที่ต้องประสานงาน และอาจช่วยให้ต้นทุนขนส่งเหมาะสมขึ้น แต่จะประหยัดหรือไม่ขึ้นอยู่กับสินค้า การบรรจุ เวลาที่สินค้ามาถึง ค่าดำเนินการ และรูปแบบขนส่งสุดท้าย ควรวางแผนก่อนสั่งซื้อ เพื่อเปรียบเทียบทางเลือกได้ครบถ้วน
บอกเราว่าคุณต้องการอะไร
ทำทะเบียนคำสั่งซื้อเดียว แต่แยกรายการตามซัพพลายเออร์
ระบุซัพพลายเออร์และสินค้าแต่ละรายการแยกกัน กำหนดเลขอ้างอิงสำหรับแต่ละการซื้อ และให้เลขนั้นปรากฏทั้งในคำแนะนำการจัดส่งของซัพพลายเออร์และบันทึกรับสินค้า ระบุสเปกที่อนุมัติ จำนวนที่คาดว่าจะได้รับ จำนวนลังหากทราบ และวันที่คาดว่าจะถึงจุดรวบรวม
ทะเบียนควรแยกสถานะสั่งซื้อแล้ว ส่งออกจากผู้ขายแล้ว รับแล้ว ตรวจแล้ว และอนุมัติให้จัดส่งแล้ว เพราะแต่ละสถานะเป็นคนละขั้นตอน ข้อความจากผู้ขายว่า “ส่งแล้ว” ไม่ได้ยืนยันว่าสินค้าที่ถูกต้องมาถึงแล้ว หรือพร้อมบรรจุรวมกับคำสั่งซื้ออื่น
- ชื่อซัพพลายเออร์และเลขอ้างอิงคำสั่งซื้อ
- รายละเอียดสินค้า จำนวน และสเปกที่อนุมัติ
- วันที่คาดว่าจะถึงและข้อมูลติดตามการจัดส่งภายในประเทศ
- ผลการรับสินค้า รูปภาพ และความคลาดเคลื่อนที่พบ
- ข้อกำหนดการจัดเก็บหรือการจัดการสินค้า
- การอนุมัติจากผู้ซื้อและลำดับความสำคัญในการจัดส่ง
กำหนดวันตัดรอบและแนวทางจัดการสินค้าที่มาช้า
กำหนดวันที่ต้องการส่งสินค้า แล้ววางวันสุดท้ายที่ซัพพลายเออร์ต้องส่งของถึงจุดรวบรวมให้สอดคล้องกัน เผื่อเวลาตรวจรับ แก้ปัญหาสินค้าขาด บรรจุ และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการขนส่ง ก่อนอนุมัติคำสั่งซื้อ ให้สอบถามแต่ละซัพพลายเออร์ว่ากำหนดส่งของเขาสอดคล้องกับแผนหรือไม่
ตกลงว่าจะทำอย่างไรหากมีคำสั่งซื้อหนึ่งมาถึงไม่ทันวันตัดรอบ อาจรอสินค้าทั้งหมด ส่งรายการที่พร้อมก่อน หรือย้ายสินค้าที่ช้าไปเที่ยวส่งถัดไป แต่ละทางเลือกอาจเปลี่ยนต้นทุนและเวลา ควรระบุว่าใครมีสิทธิ์อนุมัติการเปลี่ยนแปลง และจะมีค่าจัดเก็บหรือค่าดำเนินการเพิ่มหรือไม่
กำหนดขอบเขตการตรวจรับที่รวมอยู่ในค่าบริการ
การรับสินค้าอาจหมายถึงการนับลังภายนอก การตรวจจำนวนสินค้า การถ่ายรูปบรรจุภัณฑ์ หรือการตรวจละเอียดกว่าเดิม ควรตกลงระดับการตรวจที่เหมาะกับการซื้อ การตรวจสภาพลังที่ยังปิดผนึกไม่ได้ยืนยันคุณภาพของสินค้าทุกชิ้นภายใน
สำหรับสินค้าที่แตกหักง่าย ให้พิจารณาว่าควรเปิดลังเพื่อตรวจความเสียหายที่มองเห็นหรือไม่ และจะปิดผนึกกลับอย่างไร สำหรับสินค้าที่มีเลขรุ่นผลิตหรือวันที่ ให้ขอบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หากมีสินค้าหลายแบบในคำสั่งซื้อ ต้องตกลงว่าการนับลังเพียงพอหรือจำเป็นต้องตรวจจำนวนแยกตามแบบ
กำหนดกระบวนการรับมือกับความคลาดเคลื่อน ผู้ซื้อควรทราบว่าจะได้รับหลักฐานใด ใครติดต่อซัพพลายเออร์ และสินค้าที่มีข้อโต้แย้งจะถูกแยกพักจากรายการที่อนุมัติแล้วหรือไม่ หากข้อตกลงเอื้ออำนวย ควรแก้ความคลาดเคลื่อนสำคัญขณะที่สินค้ายังอยู่ในประเทศไทย
ตรวจว่าสินค้าใดสามารถจัดส่งร่วมกันได้
คำสั่งซื้อที่มีสินค้าหลายประเภทต้องตรวจความเหมาะสมในการส่งร่วมกัน อาหาร เซรามิกที่แตกง่าย ของเหลว ของมีคม และบรรจุภัณฑ์ขนาดใหญ่มีข้อควรระวังในการจัดการต่างกัน บางสินค้าอาจต้องบรรจุแยกหรือใช้วิธีขนส่งแยกต่างหาก การจัดส่งได้หรือไม่ยังขึ้นอยู่กับเส้นทางและปลายทาง การรวมสินค้าไม่ได้ทำให้ข้อกำหนดของแต่ละรายการหมดไป
สอบถามว่าจะป้องกันการกดทับ การรั่ว กลิ่น หรือการเคลื่อนตัวระหว่างขนส่งอย่างไร ยืนยันว่ายังคงใช้ลังเดิมจากซัพพลายเออร์ รวมลงลังใหญ่ หรือจัดวางบนพาเลต การถอดบรรจุภัณฑ์ขายปลีกอาจลดปริมาตร แต่ก็อาจทำให้ข้อมูลระบุสินค้าหายไปหรือกระทบรูปลักษณ์สำหรับขายต่อ ควรอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อย่างชัดเจน
เปรียบเทียบการจัดส่งรวมกับการส่งแยก
การเปรียบเทียบควรรวมค่าจัดส่งจากซัพพลายเออร์ภายในประเทศ ค่ารับสินค้า ค่าจัดเก็บ ค่าบรรจุใหม่ ค่าขนส่งระหว่างประเทศ และค่าปลายทางที่อยู่ในขอบเขตใบเสนอราคา สอบถามว่าค่าใดคงที่ ค่าใดขึ้นอยู่กับเวลาหรือจำนวน และค่าใดจะยืนยันหลังบรรจุขั้นสุดท้าย
ขนาดบรรจุสำคัญพอ ๆ กับน้ำหนักจริง ลังใหญ่ที่บรรจุกล่องอาหารน้ำหนักเบาอาจใช้พื้นที่มากกว่าลังอุปกรณ์ครัวที่หนักกว่าแต่มีขนาดกะทัดรัด ขอขนาดและน้ำหนักหลังบรรจุจริงที่ใช้คำนวณค่าขนส่ง ไม่ควรถือว่าการรวมน้ำหนักสินค้าที่ซัพพลายเออร์ระบุเป็นฐานคำนวณขนส่งสุดท้ายแล้ว
เมื่อต้องแบ่งต้นทุนร่วมให้แต่ละสินค้า ให้เลือกวิธีที่เหมาะกับค่าใช้จ่ายนั้น ปริมาตรอาจเหมาะสำหรับสินค้ากินพื้นที่ ส่วนมูลค่าอาจเหมาะกับการแบ่งค่าประกันบางประเภท บันทึกเกณฑ์ที่เลือกไว้ เพื่อไม่ให้สินค้ามูลค่าต่ำแต่ใช้พื้นที่มากดูมีต้นทุนถูกเพียงเพราะแบ่งค่าใช้จ่ายเท่ากันทุกรายการ
ตัวอย่างคำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์สามราย
สมมติว่าร้านอาหารสั่งชามจากผู้ขายรายหนึ่ง อุปกรณ์ครัวจากอีกราย และบรรจุภัณฑ์อาหารกลับบ้านจากรายที่สาม ชามและอุปกรณ์มาถึงก่อน แต่ผู้ขายบรรจุภัณฑ์ขอเวลาเพิ่มอีกหนึ่งสัปดาห์ ร้านต้องใช้ชามในวันเปิดร้าน และสามารถซื้อบรรจุภัณฑ์จากแหล่งในประเทศได้
การรออาจทำให้ส่งได้ครั้งเดียว แต่การแยกส่งอาจตอบโจทย์ธุรกิจได้ดีกว่า เปรียบเทียบค่าขนส่งและค่าดำเนินการที่เพิ่มขึ้นกับผลกระทบจากการไม่ทันวันเปิดร้าน ตัวอย่างนี้ไม่ได้สมมติราคาหรือระยะเวลาขนส่ง แต่ต้องการแสดงว่าการตัดสินใจจัดส่งรวมควรพิจารณาความเร่งด่วน ไม่ใช่เพียงจำนวนลัง
อนุมัติบันทึกสินค้าที่จะจัดส่งจริง
ก่อนส่ง ตรวจรายการสินค้าสุดท้าย จำนวน รายละเอียดบรรจุ ขนาด น้ำหนัก ค่าใช้จ่ายที่ตกลง และคำแนะนำปลายทาง ยืนยันว่ามีสินค้าใดค้างอยู่หรือไม่ และข้อเรียกร้องต่อซัพพลายเออร์ที่ยังไม่จบอยู่ในสถานะใด บันทึกควรตรงกับสินค้าที่ส่งจริง ไม่ใช่คัดลอกจากรายการเริ่มต้นซึ่งอาจเปลี่ยนไปแล้ว
เก็บรูปบรรจุสินค้าและบันทึกรับสินค้าไว้ร่วมกับคำสั่งซื้อของซัพพลายเออร์ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยอ้างอิงได้เมื่อผู้รับปลายทางแจ้งสินค้าขาดหรือเสียหาย ควรตกลงกระบวนการเรียกร้องและความคุ้มครองที่มีอยู่ก่อนส่ง ไม่ใช่เพิ่งทราบเงื่อนไขเมื่อเกิดปัญหา
ระบบสมาชิกที่ IMC Thailand กำลังวางแผนจะช่วยอย่างไร
IMC Thailand กำลังศึกษาระบบจัดซื้อสำหรับสมาชิกที่มีตะกร้าคำขอสำหรับสินค้าที่สามารถจัดซื้อและจัดส่งจากประเทศไทยได้ ขั้นตอนที่วางแผนไว้จะเชื่อมราคาประเมินเบื้องต้น การขอใบเสนอราคาที่ยืนยันแล้ว และการประสานงานจัดส่งรวม ระบบนี้ยังอยู่ในขั้นวางแผนและเตรียมเปิดให้บริการในอนาคต ฟังก์ชันสมาชิกเหล่านี้ยังไม่เปิดใช้งานในปัจจุบัน
สำหรับคำขอจัดส่งรวม ให้เตรียมลิงก์ซัพพลายเออร์ จำนวนสินค้า วันที่คาดว่าจะได้รับซึ่งทราบแล้ว รหัสไปรษณีย์ปลายทาง และลำดับความสำคัญในการส่ง ตะกร้าคำขอเดียวอาจช่วยจัดระเบียบข้อมูลเหล่านี้ แต่ขอบเขตการรวบรวม การบรรจุ ใบเสนอราคา และการขนส่งจริงยังต้องได้รับการยืนยัน
อ่านคู่มือจัดซื้อที่เกี่ยวข้อง
- ตัวแทนจัดซื้อสินค้าในประเทศไทย: วิธีเตรียมคำขอจัดซื้อให้ชัดเจน
- คู่มือซื้อวัตถุดิบไทยขายส่งสำหรับร้านอาหารในสหรัฐฯ
ลงทะเบียนแสดงความสนใจเข้าร่วมใช้งานช่วงแรก
สนใจบัญชีสมาชิกสำหรับซื้อสินค้าที่สามารถจัดซื้อและจัดส่งจากประเทศไทยได้หรือไม่? ลงชื่อรับข่าวสารการเปิดใช้งานช่วงแรกจาก IMC Thailand และแจ้งประเภทสินค้าที่คุณต้องการจัดหา ระบบที่เสนอยังอยู่ระหว่างการเตรียมเปิดให้บริการในอนาคต การลงทะเบียนเป็นเพียงการแสดงความสนใจ ไม่ใช่การสร้างบัญชีจัดซื้อ การจองสินค้า หรือการรับใบเสนอราคาทันที โดยต้องยืนยันความพร้อมของสินค้า ราคา และการจัดส่งก่อนดำเนินการซื้อทุกครั้ง