タイの複数の仕入先からの商品をまとめて発送するには、共通の配送先住所だけでは足りません。各注文を受け取り、到着した商品を把握し、相違点に対応し、まとめた荷物をいつ発送できるかを判断する計画が必要です。そうしなければ、一社の遅れによって、準備が完了したほかの注文まで遅れることがあります。
まとめて発送すると、調整する出荷回数を減らせ、輸送費の面でも有利になる可能性があります。ただし、費用を節約できるかは商品、梱包、到着時期、取扱費、最終的な輸送方法によります。発注前に計画を立て、全体の条件を比較できるようにしましょう。
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一つの注文台帳で仕入先ごとの明細を管理する
仕入先と商品をそれぞれ別の明細に記載します。購入ごとに参照番号を付け、仕入先への配送指示と荷受け記録に同じ番号を使いましょう。承認済みの仕様、予定数量、分かれば箱数、集約拠点への到着予定日も記載します。
台帳では、発注済み、販売者から発送済み、受領済み、確認済み、発送承認済みを分けて管理します。それぞれ異なる段階です。販売者の「発送しました」という連絡だけでは、正しい商品が届いたことや、ほかの注文と一緒に梱包できる状態にあることは確認できません。
- 仕入先名と注文の参照番号。
- 商品説明、数量、承認済みの仕様。
- 到着予定日とタイ国内配送の追跡情報。
- 荷受け確認の結果、写真、相違点。
- 保管や取扱いに関する要件。
- 購入者の承認と発送の優先順位。
締切日を決め、遅れる商品の扱いを定める
目標発送日を決め、そこから逆算して仕入先からの到着締切日を設定します。荷受け確認、数量不足への対応、梱包、輸送に必要な情報の収集に十分な時間を確保しましょう。注文を承認する前に、各仕入先の納品予定が計画に合うか確認します。
一つの注文が締切に間に合わない場合の対応を決めます。全商品を待つ、準備できた商品を先に送る、遅れる商品を次の出荷に回すなどの方法があります。方法によって費用や時期が変わるため、誰が変更を承認できるか、保管料や追加の取扱費が発生するかを書面で確認しましょう。
料金に含まれる荷受け確認の範囲を定める
荷受け確認には、外箱の数を数えること、商品の数量確認、包装の撮影、さらに詳しい検品など、さまざまな範囲があります。購入内容に必要な確認の程度を合意しましょう。未開封の箱の状態を確認するだけでは、中のすべての商品の品質は判断できません。
割れやすい商品では、目に見える破損を調べるために箱を開けるべきか、どのように再封するかを検討します。製造バッチや日付のある商品では、その表示を記録するよう依頼しましょう。複数の種類を注文した場合は、箱数だけでよいか、種類別の数量確認が必要かを決めます。
相違があった場合の対応手順も定めます。どのような証拠が提供されるか、誰が仕入先に連絡するか、問題のある商品を承認済みの商品と分けて保管するかを、購入者が把握できるようにします。合意した条件で対応できる場合は、商品がタイにある間に重要な相違を解決しましょう。
一緒に発送できる商品を確認する
異なる種類の商品を含む注文では、一緒に送れるかを確認する必要があります。食品、割れやすい陶器、液体、鋭利な商品、かさばる包装資材は、それぞれ取扱い上の注意点が異なります。別梱包や別の輸送手配が必要な商品もあります。取扱可否は経路と届け先にもよるため、まとめて送ることで個々の商品の要件がなくなるわけではありません。
輸送中の圧迫、漏れ、におい、荷物の移動をどのように防ぐかを確認します。仕入先の箱をそのまま使うのか、大きな箱にまとめるのか、パレットに載せるのかも確認しましょう。小売用の包装を外すと容積を減らせる場合がありますが、商品を識別する情報を失ったり、再販売時の見た目に影響したりすることもあります。こうした変更は明確に承認してください。
まとめて発送する場合と個別発送を比較する
見積もりの範囲内で、仕入先からのタイ国内配送料、荷受け、保管、再梱包、国際運賃、到着地の費用を比較に含めます。固定費、時間や数量によって変わる費用、最終梱包後に確定する費用を分けて確認しましょう。
実重量とともに寸法も重要です。軽い持ち帰り用容器を入れた大きな箱は、重くても小さくまとまる器具の箱より広いスペースを使うことがあります。運賃見積もりに使う最終梱包後の寸法と重量を求めてください。仕入先が記載した商品重量を足すだけで、最終的な運賃の計算条件になるとは限りません。
共通費用を商品ごとに配分するときは、その費用に合った方法を使います。かさばる商品には容積、一部の保険料の配分には商品価額が適する場合があります。選んだ基準を記録し、単純に均等配分したために、低価格でも場所を取る商品のコストが安く見えないようにしましょう。
仕入先が三社の場合の例
飲食店が、一社から器、別の会社から厨房器具、三社目から持ち帰り用包装資材を注文したとします。器と器具が先に届き、包装資材の仕入先はもう一週間必要だと連絡してきました。店は開店日に器を使う必要がありますが、包装資材は自国でも入手できます。
待てば一回で発送できるかもしれませんが、分けて送る方が事業上の必要に合う場合があります。追加の送料や取扱費と、開店日に間に合わない影響を比較しましょう。この例では価格や輸送日数を仮定していません。まとめて発送する判断には、箱数だけでなく緊急性も含める必要があることを示しています。
最終的な発送記録を承認する
発送前に、最終の商品一覧、数量、梱包内容、寸法、重量、合意した費用、届け先の指示を確認します。発送せずに残る商品があるか、仕入先への未解決の申立てがどうなっているかも確認しましょう。記録は、変更されている可能性がある当初の買い物リストではなく、実際の発送内容を示す必要があります。
梱包写真と荷受け記録を、仕入先への注文情報と一緒に保管します。届け先から数量不足や破損の連絡があった場合に役立つ資料になります。問題が発生してから条件を知ることのないよう、発送前に請求・申立ての手続きと利用できる補償の範囲を合意しましょう。
構想中のIMC Thailandポータルが役立つ場面
IMC Thailandは、タイから調達・配送可能な商品をまとめる調達依頼カートを備えた、会員向け購買ポータルを検討しています。構想する流れは、概算価格、確認済みの見積もり依頼、まとめて発送するための調整をつなぐものです。このポータルは計画段階で、今後の提供を予定しています。これらの会員機能は現在利用できません。
複数注文をまとめて発送する依頼では、仕入先のリンク、商品数量、分かっている到着予定日、配送先の郵便番号、発送の優先順位を用意します。一つの調達依頼カートにまとめることで要件を整理しやすくなりますが、実際の集荷、梱包、見積もり、輸送の業務範囲は引き続き確認が必要です。
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